Cómo hacer una declaración de ingresos de manera sencilla y efectiva con un software contable
Una declaración de ingresos es uno de los estados financieros principales de un negocio, pues allí aparecen sus beneficios o sus pérdidas durante un período determinado. En ella se contabilizan primero las ganancias de una empresa y luego se estima el beneficio neto tras restar los costos de explotación junto a los gastos no operativos. Aunque la legislación de cada país es distinta, usualmente es una cuenta que debe presentarse al final de cada trimestre y al término del año fiscal (así funciona en Estados Unidos, por ejemplo).
En cualquier caso, a través de la declaración de ingresos, los empresarios evalúan si la planificación para un período fiscal ha sido exitosa o no. Una cuenta detallada también ayuda a tomar las decisiones más convenientes para aumentar las ganancias, ya sea mediante el incremento de la capacidad de producción y/o la reducción de costos en pro de la maximización de los beneficios. Por consiguiente, es un proceso fundamental para el crecimiento de los negocios y que puede realizarse de manera sencilla y eficiente con el apoyo de un software de contabilidad.
Criterios para seleccionar un buen software contable
Elegir un software ajustado al presupuesto de la empresa
Por lo general, el importe de un programa contable es proporcional a la cantidad de funciones que ofrece. Del mismo modo, una empresa grande suele necesitar más actividades contables en comparación con una más pequeña. En consecuencia —sin importar cuánto capital, bienes, productos o personal tenga un negocio—, el volumen de intercambio comercial es lo más determinante para el número de tareas requeridas.
Entonces, al momento de decidir cuál software de contabilidad utilizar lo recomendable es evaluar si la empresa necesita todas las funciones ofrecidas por la aplicación. Al mismo tiempo, el programa no debe desatender alguna de las actividades contables indispensables de un negocio. Por último, es
necesario saber cuáles son los planes de suscripción ofrecidos por el proveedor y revisar detenidamente los términos del contrato.
Seleccionar un software de contabilidad con la complejidad y las funciones mejor adaptadas a las necesidades de la empresa
Por lo general, los propietarios de pequeñas empresas tienen conocimientos sólidos en un campo ajeno a la contabilidad. En este caso, lo aconsejable es un software fácil de entender, pero igualmente efectivo al momento de cubrir las pautas básicas de la gestión financiera del negocio. Para ello, el programa debe proporcionar recursos gratuitos de aprendizaje y asistencia al cliente para garantizar que la información mostrada sea correcta.
Por otra parte, los softwares de contabilidad más complejos son adecuados para el personal experto en contabilidad. De todas maneras, ya sea un programa sencillo o uno específico para profesionales contables, sus características deben cubrir las necesidades actuales y futuras del negocio. En este sentido, B. Grigg de Fundera (2020) recomienda QuickBooks porque, aparte de las declaraciones de ingresos, es ideal para completar eficazmente las tareas mencionadas a continuación:
- Actualización de la información financiera;
- Gestión de caja, manejo de depósitos en efectivo y de cheques; ● Conciliación de pagos y de recibos;
- Revisión periódica de los registros de inventario;
- Copias regulares de los datos de seguridad;
- Seguimiento de pagos, proveedores, deudas y cuentas por cobrar; ● Comprobación de las horas trabajadas por los empleados; ● Escaneo de documentos fiscales y recibos;
- Conciliación bancaria y revisión de las tarjetas de crédito;
- Cálculo de impuestos trimestrales o anuales (junto a la correspondiente preparación de pagos);
- Elaboración de la declaración de la renta anual.
Flexibilidad, accesibilidad y asistencia
Las aplicaciones de contabilidad ancladas en la nube son muy apreciadas hoy en día debido a que facilitan significativamente la accesibilidad. Gracias a esta modalidad, solo basta con disponer de una conexión a internet para poder ingresar al programa (hasta con un smartphone, incluso). Además, este tipo de almacenamiento cuenta con mucha más protección y protocolos de seguridad en comparación con el guardado de datos convencional en ordenadores de escritorio.
En añadidura, el servicio de atención al cliente del software debe estar disponible en cualquier momento que el cliente lo requiera. Por ello, los proveedores con mejor reputación son aquellos capaces de ofrecer varios canales de comunicación con sus usuarios (chat en vivo, correo electrónico o llamada telefónica). En complemento, es necesario tener en cuenta si la aplicación contable presenta las siguientes cualidades:
- Facilita informes sencillos de entender;
- Proporciona distintos métodos de contabilidad (así el usuario puede optar por su favorito);
- Informa detalladamente sobre los protocolos de seguridad y resguardo de datos;
- Publica las opiniones de sus clientes en su página web y toma en cuenta inquietudes manifestadas.
Cómo elaborar una declaración de ingresos
- Delimitar un período de información
La declaración de ingresos cubre un lapso trimestral, semestral o anual. En el caso de las firmas con cotización en bolsa, la ley las obliga a declarar su estatus financiero cada tres meses y anualmente. No obstante, las micro, pequeñas y medianas empresas usualmente no están sujetas a tantas regulaciones en la materia.
- Realizar un balance de sumas y saldos
En este punto, lo primero es imprimir un informe de ganancias (o de pérdidas) con el saldo final reflejado en el libro mayor para un período determinado.
Seguidamente, es necesario elaborar los balances de cuentas con el resultado de la suma entre ingresos y egresos. Ambos procedimientos permiten disponer de todas las cifras que se necesitan para crear la declaración de ingresos.
- Calcular los ingresos totales
El cálculo de ingresos abarca todas las entradas de dinero producidas por las ventas de productos y/o servicios durante el lapso delimitado en el informe. Si todos los pagos del período enmarcado no se han hecho efectivos, es necesario incluir las partidas de ingresos y las facturas pertinentes.
- Estimar el costo de los bienes vendidos
La estimación del costo de los productos y/o servicios comercializados incluye, la mano de obra directa, los materiales y los gastos operativos. De allí surge el balance de comprobación y el monto del costo total de los bienes vendidos, el cual, debe colocarse justo debajo de la cifra calculada en el paso anterior (ingresos totales).
- Calcular el margen bruto y los gastos de explotación
Es el resultado de restar el costo total de los bienes vendidos al monto obtenido en el cálculo de ingresos totales (también se le conoce como ganancia bruta). Después, es necesario sumar cada uno de los gastos de explotación reflejados en el balance de comprobación. Por cierto, todas las líneas de gasto deben ser comprobadas dos veces con el objetivo de asegurar que los montos son correctos.
- Calcular los ingresos (antes de impuestos)
Esta operación consiste en restar los gastos administrativos al monto del margen bruto. El resultado es la suma de ingresos de explotación antes de los impuestos y se coloca en la sección inferior de la declaración de ingresos. Cabe destacar que un buen software contable va ordenando automáticamente todos los números obtenidos y permite identificar más fácilmente los posibles fallos.
- Incluir el impuesto sobre la renta
El cálculo del impuesto sobre la renta surge de multiplicar el tipo impositivo estatal correspondiente por la cifra de ingresos (sin impuestos). El resultado se coloca debajo del monto de los ingresos antes de los impuestos.
Adicionalmente, al utilizar una buena aplicación contable, el programa alerta sobre posibles cambios en las normas jurídicas.
- Calcular las ganancias netas
Es el resultado de restar el impuesto sobre la renta al monto de los ingresos antes de los impuestos y es la última línea de la declaración de ingresos. Evidentemente, la cifra obtenida proporciona una idea sustentada sobre el rendimiento del negocio.
Antes de terminar, es imperativo identificar el documento con los datos de la empresa más el período abarcado en la declaración. Al final, el software de contabilidad comprueba la exactitud de las cuentas y, en caso de ser necesarios, sugiere cambios en la organización del informe.
